Waarom een digitale administratie

Door te investeren in digitalisering kan het mkb nog flink groeien volgens de stellige overtuiging van experts. We weten dat de markt verandert waardoor je de klant op een andere manier gaat bereiken.

Als zelfstandig ondernemer zonder medewerkers op kantoor ontbreekt de tijd om te investeren in ontwikkeling op automatiseringsgebied. Ongetwijfeld zijn er momenten dat je te veel moeite moet doen om informatie bij de hand te hebben.

Om toch aan de slag te gaan met digitaliseren kun je mij inzetten als assistent bij de ontwikkeling van je bedrijf. Dan blijf je in de toekomst communiceren met de markt !

We kunnen gratis gebruik maken van steeds meer veilige en bruikbare digitale informatie. Denk aan bankmutaties, prijslijsten van leveranciers, digitale facturen, bonnetjes scannen, enzovoorts.
Bijna iedere ondernemer heeft tegenwoordig de benodigde apps op computer, tablet en smartphone. Omdat we al gewend zijn aan de apparaten zal een aanpassing weinig moeite kosten.

Een digitale administratie zorgt voor een leidraad. Wat moet je bijhouden en waar moet je het invullen. Het is een geheugensteun tijdens de werkdag. Een aantal voorbeelden van mijn diensten en producten ga ik verder toelichten.

Wil je meteen in contact komen met mij dan kun je het contactformulier invullen of rechtstreeks mailen of bellen.
Het eerste gesprek is vrijblijvend. Wederzijds vertrouwen is voor mij een voorwaarde.

Welke diensten zoek je?

Website

Je website is je visitekaartje! Wanneer iemand een dienst of een product zoekt dan wordt bijna altijd het internet ingezet. Ook als je een aanbeveling krijgt van een tevreden klant dan nog gaat men meestal eerst informatie zoeken van je bedrijf. Ben je onvindbaar dan is de kans groot dat een andere naam vooraan in het geheugen komt te liggen. Zonder online visitekaartje raak je klanten kwijt.

De website hoeft niet noodzakelijk heel uitgebreid te zijn. Een eenvoudige site met iets over jezelf en enkele voorbeelden van je werk geeft de geïnteresseerde bezoeker een reden om niet verder te zoeken. De eerste drempel is genomen. De bezoeker heeft al een beetje kennis gemaakt.
Een website geeft vertrouwen. Je laat zien dat je serieus bezig bent met je werk. Potentiële klanten onthouden bovendien de bedrijfsnaam beter dan een telefoonnummer of e-mailadres.

Een digitale presentatie staat professioneel en je moet die trots kunnen laten zien aan anderen. Voor mij is het heel erg belangrijk dat de techniek dan ook in orde is. Jammer genoeg tref ik heel vaak websites aan waarvoor mijn internetbrowser een waarschuwing toont. In de kop van de browser zie je dan een slotje met een streep er doorheen of de tekst ‘onveilig’. Vaak heeft het niets te maken met kosten maar gewoon aandacht hebben voor technisch detail.

Heb je al een kleur voor je huisstijl en kun je tekst en foto’s aanleveren dan hoeft een site niet duur te zijn. Het systeem waarop de site wordt gebouwd is WordPress. Als je wilt draag ik alle toegang over zodat je zelf de inhoud kunt aanpassen en uitbreiden. Vanaf € 400,- exclusief btw kun je al een één pagina website hebben. Deze heeft het voordeel dat je niet heel veel tekst nodig hebt om te starten.

Sjablonen

Een sjabloon of template is een document waar al bepaalde opmaak in staat. Bij de bekende Office tekstverwerker Word start je ook met een sjabloon. Een zogenaamd leeg document heeft meer vooraf ingestelde opmaak dan je denkt, zoals lettertype, papierformaat, afdrukstand, marges, enz. We vinden dat maar heel gewoon.
Door de jaren hebben ontwikkelteams handigheden ingebouwd voor ons als klant ofwel gebruiker. Microsoft heeft talloze kant-en-klare cv’s, briefhoofd, ondernemingsplan en folders.

Met het ontwerpen van sjablonen op maat heb ik al een jarenlange ervaring. Gegevenslijsten door een sjabloon laten verwerken zodat je leesbare beknopte overzichten op maat krijgt. Microsoft Word en Excel vind je bij bijna iedere onderneming. Geen aanschaf van dure programma licenties. Banken en boekhoudprogramma’s kun je zonder problemen koppelen.

Omdat de meeste ondernemers wel overweg kunnen met Microsoft Office verandert de werkwijze op kantoor nauwelijks. Dat voorkomt onnodige investering van tijd.

Geef mij de gelegenheid om te laten zien dat een maatsjabloon de vervanger is van typewerk. Een gewijzigde prijslijst van een leverancier vergelijkt Excel sneller dan jij en ik. Met ingebouwde beveiliging en afscherming kun je ongewenste wijzigingen voorkomen. Je gaat heel snel vertrouwen op het gemak van de geautomatiseerde ondersteuning.

De Cloud

De Cloud is een verzamelnaam voor computers bij bedrijven die onze gegevens beheren. En of de Cloud eng is laat ik dan maar over aan de lezer. Wie een tablet of een smartphone heeft, ‘laat’ persoonlijke gegevens bewaren door vreemden! Voor de computer geldt dat meestal ook.

Van oudsher wordt er nog gewerkt en gedacht vanuit de kantoorcomputer waarop de programma’s staan én de gegevens. Gegevens van jaren en soms een back-up op een losse harde schijf of USB-stick. Bij brand en diefstal allebei weg. Volgens de oude werkwijze wordt de mail gedownload en als enige kopietje bewaard op de computer.

Sinds de smartphone heeft men vaak wél een account dat online de data bewaart. De provider zorgt voor beveiliging en back-up maar daarvan is men zich vaak niet bewust. Zonde!

Overheden en belastingdienst bereik je alleen maar online. Betalingen doe je alleen maar online. Overeenkomsten krijg je als bijlage in de mail. Alles zit in de Cloud. Neem daarom zelf de regie over je accounts!

Een account is een unieke naam met een veilig wachtwoord. Vergelijkbaar met een huis, kantoor of bedrijfspand met een uniek straatadres en een sleutel met certificaat zodat alleen de eigenaar binnen kan.
De bank regelt dat in de vorm van een uniek rekeningnummer en een smartreader, in combinatie met een pasje. Bij de overheid kom je pas binnen nadat je een DigiD gebruikt. Mail kun je ophalen met je mailadres en een veilig wachtwoord.

De computer is niet meer de plek waar je gegevens bewaart. Het apparaat wat je op dat moment gebruikt kan de ‘server’ bereiken waar je gegevens staan. Waar je inlogt, is je kantoor.
De gegevens worden gescand op virussen en de provider maakt een back-up. De apparaten die je gebruikt kunnen, als je dat wilt, de data bijwerken en opslaan in het interne geheugen. Je hebt dan een extra kopie. Zonder internet kun je toch bij je gegevens. Ze worden alleen niet bijgewerkt op dat moment.

Overal je gegevens bereiken en beheren vraagt om beveiliging. Een sterk wachtwoord is heel belangrijk. Vanwege gebruikersgemak heb je vervolgens de mogelijkheid om een pincode te gebruiken.

Weet je niet hoe het zit met je gegevens? Vraag mij vrijblijvend om te bespreken hoe je informatie veilig kunt beheren.

Boekhouding

Het bijhouden en bewaren van een goede administratie is wettelijk verplicht voor de ondernemer.
Met een duidelijke administratie kun je snel beschikken over cijfers van je onderneming en tijdig inspelen op veranderingen.

Het bijhouden van een duidelijke administratie heeft meer voordelen. Belasting verantwoorden zoals btw en inkomsten kost weinig tijd en geld. De vaste werkwijze voorkomt dat je vergeet informatie te noteren. Een vaste plek voor bonnetjes voorkomt een van de grootste bronnen van ergernis.

De administratie van een onderneming heeft een bewaartermijn van zeven jaar. Bij de administratie behoren niet alleen facturen en bankafschriften maar ook aantekeningen. Misschien ongemerkt voeren we delen van de administratie online. Agenda-afspraken behoren ook tot de bewaarplicht. Als je alleen werkt dan bewaar je die misschien op je smartphone. Kun je de agenda van de afgelopen zeven jaar terughalen? De Belastingdienst gaat er van uit dat je dat zelf regelt en accepteert niet gemakkelijk een excuus.

Er zijn allerlei handige oplossingen om digitale administratie te voeren en te bewaren. Neem vrijblijvend contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken.